Godkjenning av fakturaer (fakturabehandling)
Kommunens fakturaadresser og krav til fakturaer (referanser) finner du under Økonomi - Inngående fakturaer - Fakturaadresse og krav til inngående faktura. All fakturabehandling skjer elektronisk i Visma. Økonimiavdelingen har ansvar for sentralt fakturamottak og sender til godkjenning.
Det er 3 trinn i fakturagodkjenningen:
- Kontering
- Attestering
- Anvisning
Hole kommune har valgt at den som attesterer både skal kontere og attestere. Da må kun 2 personer godkjenne hver faktura.
Sende faktura tilbake
Den som anviser:
- Velg " flere linjefunksjoner" og deretter "send tilbake"
- Skriv en kommentar
- Klikk på "send tilbake " => fakturaen blir sendt tilbake til den som attesterer
Den som attesterer:
- Velg "flere linjefunksjoner" og deretter "send tilbake"
- Skriv inn en kommentar
- Klikk på " send tilbake" => fakturaen blir sendt tilbake til den som konterer
- Velg flere " linjefunksjoner" og deretter "send tilbake" en gang til
- Skriv inn en kommentar
Klikk på " send tilbake" => fakturaen blir sendt tilbake til fakturamottak
Sende faktura sidelengs
- Fjern kontering (art, ansvar, funksjon, prosjekt, mva-kode)
- Den du skal sende fakturaen til har kanskje ikke samme fullmakter som deg
- Velg "flere linjefunksjoner" og deretter "send sidelengs"
- Velg hvem du skal sende fakturaen til og skriv inn en kommentar
- Klikk på «send sidelengs»
Splitte en faktura på flere linjer
- Ingen linjer kan ha 0,00 i beløp
- Den linjen du står på når du velger "flere linjefunksjoner" og «splitt linje» får redusert beløpet sitt når du splitter
- Den konteringen som ligger på den linjen du står på når du splitter blir med som kontering på den nye linjen
- F.eks: Skal du ha samme art, ansvar og funksjon men ulike mva-koder så lønner det seg å fylle ut art, ansvar og funksjon FØR du velger «splitt linje» – da trenger du ikke fylle ut annet enn beløp (BRUTTO – INKL MVA) og mva-kode for hver av linjene
Kontaktperson for fakturaflyt/-godkjenning er May-Linn Ulven Røsby.